interne tools

Redacties onderschatten het belang van interne tools

Elger van der Wel
Elger van der Wel

Door de juiste tools aan te schaffen of te ontwikkelen kan een redactie beter en efficiënter werken.

Als het gaat om tools en journalistiek, denken mensen meteen aan diensten om grafieken of kaarten te maken die je vervolgens kunt embedden in je artikelen. Supernuttig, als je het gebruikt om een verhaal beter te vertellen en niet als een doel op zich. Het punt is echter dat er nog een andere groep tools is, waar in de Nederlandse journalistiek veel minder aan wordt gedacht, zeker bij traditionele media: interne tools.

Elger van der WelElger van der WelWekelijks schrijft Elger van der Wel een column over innovatie in de journalistiek en media. Deze week schrijft hij over het belang van goede interne tools op redacties.Natuurlijk wordt er op redacties gebruik gemaakt van allerlei tools om het journalistieke werk te kunnen doen. Zo gebruikt bijna iedere redactie tegenwoordig Chartbeat of iets soortgelijks om realtime inzicht te krijgen in het bezoek van de website/app en het CMS en redactiesysteem dat wordt gebruikt kun je ook als een tool zien. Het probleem is echter dat er vooral veel wordt geklaagd over deze tools, omdat ze qua UX niet goed zijn afgestemd op hoe een redactie werkt.

Daarnaast ligt er een ongelofelijk grote kans om een de dagelijkse werkzaamheden van journalisten simpeler te maken met kleinere tools. Alleen wat ik uit de praktijk weet, is dat er vaak geen budget is om een betaalde tool aan te schaffen (of er moet eerst uitgebreid over vergaderd worden) en zelfs iets bouwen is vaak al helemaal geen optie. Dat terwijl het juiste gereedschap ervoor zorgt dat het werk beter en effeciënter kan worden gedaan.

Wachtwoordmanager en CRM-systeem

Met een wachtwoordmanager van de zaak kunnen je medewerkers ook hun eigen wachtwoorden veilig opslaan Een concreet voorbeeld: op veel online redacties zwerven documenten of mails met de wachtwoorden voor allerhande accounts rond. Onhandig en niet echt veilig. Niet onregelmatig gaat het ook nog eens om onveilige wachtwoorden die worden hergebruikt voor meerdere accounts, omdat het anders niet werkbaar is voor de redactie. Dat terwijl er tegenwoordig wachtwoordmanagers zijn met teamfunctionaliteiten, zodat je makkelijke en veilig wachtwoorden kunt delen. Tegelijkertijd kunnen je medewerkers dan ook hun eigen wachtwoorden veilig opslaan, wat natuurlijk mooi meegenomen is.

Ditzelfde geldt voor het opslaan van contactgegevens op redacties. Vaak zie je dat journalisten hun eigen contacten onderhouden en de bijbehorende gegevens in hun adresboek zetten, maar een CRM-achtig systeem voor een hele redactie ontbreekt vaak. Ik weet zelfs dat er redacties zijn waar ze intern vanaf 0 een redactiesysteem hebben opgebouwd, maar de mogelijkheid om daar telefoonnummers in op te slaan ontbreekt.

Dat terwijl een systeem waarbij je kunt zoeken naar mogelijke sprekers op basis van onderwerp – met daarbij een overzicht van de verhalen waarin diegene eerder als bron is opgevoerd en eventuele nuttige aantekeningen – van ontzettend veel meerwaarde kan zijn. Wat dat betreft ben ik ook benieuwd naar wat De Correspondent op dit vlak van plan is met het bouwen van een CRM van journalisten, waarover Ernst-Jan Pfauth onlangs schreef.

BuzzFeed

Bovenstaande voorbeelden zijn nog steeds vrij groot, maar het kan ook een stuk doelgerichter. Bij BuzzFeed bouwen ze bijvoorbeeld heel veel tools die helpen met de kleinste werkzaamheden. De meest recente is Vidder, waarmee iedere redacteur een (viral) video kan bewerken voor op social media, helemaal in de stijl van BuzzFeed. Hierdoor is het aantal mensen die dit soort video’s kan produceren veel groter geworden en het werkt ook nog eens sneller dan het maken van dit soort video’s in professionele montagesoftware.

Vidder

Het probleem wat ik zie is dat er op redacties vaak geen resources zijn om zo’n tool te bouwen. Er zitten geen UX-designers en/of programmeurs op de redactie en als die er zitten, dan hebben die hun handen vol aan het bouwen van datavisualisaties of interactieve longreads. Het ontwikkelen van interne tools heeft minder prioriteit en dus is er uiteindelijk geen tijd/geld voor. Dat terwijl het een investering is die zich dubbel en dwars terugverdient doordat journalisten beter en efficiënter hun werk kunnen doen en er uiteindelijk ook nog eens veel meer plezier in hebben.

Slack

Een grote uitdaging: hoe maak je interne tools onderdeel van een workflow? Als het gaat om interne tools, is er – naast überhaupt het nut ervan inzien – nog wel één grote uitdaging: hoe maak je ze onderdeel van een workflow? In mijn ogen kan een dienst als Slack daarbij helpen (over tools gesproken…). Je kunt de verschillende tools die je hebt koppelen aan Slack, zodat dat de centrale plek is waar alles samenkomt. Notificaties van tools voor de redactie (bijvoorbeeld van een bezoekerspiek, een artikel dat moet worden gecontroleerd of een simpele reminder) kun je allemaal kwijt in Slack. Je kunt echter ook perfect opdrachten geven of tools aanroepen vanuit Slack. Het is een kwestie van tijd en moeite stoppen om Slack in te richten en de nodige koppelingen/bots te bouwen.

Een andere optie is om je redactiesysteem modulair op te bouwen en op die manier tools daarin te integreren. Het probleem is dat de systemen die er op de markt zijn, totaal niet zijn gemaakt met dat doel in het achterhoofd. Het gebruik van Slack hiervoor (en zelfs een koppeling maken tussen je redactiesysteem en Slack) is dan een stuk haalbaarder.

Daarbij is het belangrijk om te kijken naar hoe de mensen op een redactie werken en de inrichting en ontwikkeling van Slack, het redactiesysteem en/of het CMS daar op aan te passen. Dat is een ingewikkelde uitdaging, maar wel een hele belangrijke.