Hoewel we tegenwoordig niet meer zonder de digitale apparaten in ons leven kunnen, blijkt uit onderzoek van HP Nederland dat een hoop ondernemers nog steeds pen en papier nodig hebben om voor de beste productiviteit in hun werkdag. Het maken van aantekeningen, to do-lijstjes en actielijsten gebeurt nog grotendeels op papier. Niet gek ook, zegt focusexpert Mark Tigchelaar: “Bij elke e-mailnotificatie raak je al afgeleid.”
Offline behoefte
Het is geen verrassing meer dat de coronapandemie een flinke impact heeft gehad op ons leven. Zo ook onder zzp’ers: maar liefst 45 procent van hen geeft aan dat zij sinds de pandemie minder productief zijn dan voorheen. Ondanks dat ook 81 procent van de Nederlandse zzp’ers en kleine bedrijven aangeeft gestructureerd te werken.
Het is dan ook niet gek dat ook tegenwoordig de offline behoeften er nog steeds zijn. We staren de hele dag naar een beeldscherm en als je na werk met een vriend of vriendin wilt afspreken, is de kans tegenwoordig vrij groot dat dit óók digitaal gebeurt.
Productief blijven
Hoe zorg je er als ondernemer nou voor dat je productief blijft? Volgens focusexpert Mark Tigchelaar staat productiviteit bijna gelijk aan succes. “Want als je productief bent, lever je output.” Productief zijn is een middel geworden om je bedrijf te laten groeien. “Per dag worden we meer dan 200 keer gestoord. Dat is tijdens de huidige pandemie alleen maar toegenomen door de verschuiving naar online werken”, vertelt Tigchelaar. “Bij elke e-mailnotificatie raak je al afgeleid.”
Hoe meer je offline doet, hoe minder versnipperd je werkt. “Een tip de ik wil meegeven, is het legen van je hoofd. Mensen hebben de neiging om alles in hun hoofd te doen, zoals het onthouden van een takenlijst.” Niet handig, want hierdoor raak je op de meest onlogische momenten afgeleid met de dingen die je nog moet doen. “Schrijf deze taken dus op, zodat je je hoofd leegmaakt”, aldus Tigchelaar.
Gestructureerd werken
Verder in het onderzoek werd gekeken naar welke elementen helpen bij gestructureerd werken. Dit zijn de belangrijkste:
- Middelen die helpen met het plannen van werkzaamheden
- Het stellen van prioriteiten
- Vaste werktijden.
Om ondernemers en professionals te helpen bij hun productiviteit, heeft HP een platform gelanceerd. Bij ‘HP Printables’ kun je terecht voor beschikbare templates, adviezen en handige tools die jou kunnen helpen bij gestructureerd werken. Denk hierbij aan templates voor kalenders, weekschema’s, strategische plannen, inventarisatielijsten, facturen en oefeningen om het meeste uit een merk te halen. En deze tools zijn niet zomaar ontstaan: experts zoals Mark Tigchelaar en merkleiderschapsexpert Denise Lee Yohn werkten hieraan mee.
To do-list templates
Tigchelaar legt uit: “To do-lijsten zijn vaak te lang. Hierdoor streep je vaak de meest simpele taken als eerste af, om een goed gevoel te krijgen. Het effect is dat de zaken die misschien wel belangrijker waren, blijven liggen.” Het is volgens hem belangrijk om dit juist om te draaien door te beginnen met de belangrijkste taken om je productiviteit te verhogen. “Vandaar dat mijn takenlijst een focusplanner heet en start met een top drie aan belangrijkste taken.” Daarnaast werkt Tigchelaar zelf graag met themadagen, zoals één dag specifiek voor afspraken. “Door dit te bundelen, hoef je minder te wisselen en blijf je meer gefocust.”
Niet alleen Mark Tigchelaar heeft een template beschikbaar gesteld, ook ondernemers Sophia Tienstra, Kae Sutherland en Ellis ten Heuvel hebben een speciaal to do-list template gemaakt waarmee zij het liefste werken. Deze kun jij zelf ook gebruiken om je prodcuctiviteit te verhogen.
Je vindt ze hier:
Template Mark Tigchelaar:
Template Kae Sutherland:
Template Ellis ten Heuvel:
Template Sophia Tienstra:
