De oprichter van fotosite Flickr is de zakelijke wereld compleet aan het veranderen. Sinds Stewart Butterfield in augustus 2013 de zakelijke chatdienst Slack introduceerde, zijn er gigantisch veel bedrijven hiernaar overgestapt. Inmiddels is het bedrijf maar liefst 2,8 miljard dollar waard en Inc. riep het deze week uit tot bedrijf van het jaar. Goed nieuws voor Butterfield en zijn bedrijf, maar hierdoor is de manier waarop wij met collega’s praten ook langzaam aan het veranderen. Wat betekent de opkomst van Slack voor het ouderwetse gesprek bij de waterkoeler?
De gemiddelde scepticus zal je meteen vertellen dat Slack lang niet zo vernieuwend is. De chatapp laat een bedrijf meerdere kanalen aanmaken, waarin over allerlei onderwerpen kan worden gesproken. Met de juiste instellingen, zal Slack pas een notificatie jouw kant op sturen zodra je (gebruikers)naam wordt genoemd. Net als we kennen van het oeroude chatprogramma mIRC, maar Slack vertaalt dit op slimme wijze naar de moderne tijd. Zo zijn er apps voor computers, smartphones en tablet, zodat je overal op dezelfde manier bereikbaar bent. Hierdoor combineert Slack alle vormen van communicatie binnen een bedrijf, die op het moment via verschillende kanalen lopen.
Je stuurt je collega’s niet langer een groepsmail bij aankondigingen, maar zet deze in het algemene Slack-kanaal met de tekst ‘@everyone’ ervoor. Zo krijgt iedereen direct een notificatie op hun apparaten. Even je collega vertellen dat je wat later arriveert? Dat gaat niet meer via een WhatsAppje, maar vanuit een privékanaal in Slack.
Door de chatvorm is Slack vaak een informeler communicatiemiddel dan bijvoorbeeld e-mail. Je hoeft je geen zorgen te maken over een aanhef of handtekening, maar bent al klaar met een enkel kort bericht. De toon op kantoor kan daardoor veranderen. Alsof je in een grote WhatsApp zit, die alleen maar over werkgerelateerde onderwerpen gaat.
Deze chatvorm maakt het wel lastiger om up-to-date te blijven. Justin Glow van The Verge probeerde een tijdje zonder Slack, maar trok al snel de volgende conclusie:
Tijdens kantooruren was het moeilijk om Slack te negeren. Door mijn rol binnen het bedrijf en onze afhankelijkheid van Slack, is het nagenoeg onmogelijk om langer dan een uur niet op Slack te zitten.
Makkelijk anderen betrekken
Iemand die later wordt toegevoegd aan een Slack-kanaal, ziet meteen wat er eerder daar is gezegd. Dat klinkt als een klein detail, maar dit weet op slimme wijze de communicatie op kantoor gigantisch te versnellen. Zit je in een kanaal voor webdesigners en komt er een vraag voorbij voor iemand van marketing? Dan hoef je deze persoon alleen maar toe te voegen. Je hoeft niet voor de tweede keer de probleemsituatie te beschrijven, want deze persoon kan gewoon lezen waarom hij of zij is toegevoegd.
Gebruikers zijn vrij om in kanalen te springen en om later weer weg te gaan, waardoor de chatgroepen in feite digitale projectkamers zijn. Werk je een dagje mee met de HR-afdeling van kantoor? Dan ga je ‘s ochtends naar hun kanalen, om ‘s avonds weer te vertrekken. Omdat je zelf kiest waar je in zit, hoeft niemand je aan e-maillijsten toe te voegen en later weer te verwijderen.
Dat zorgt voor een nieuwe filosofie op werk: je bent niet langer afhankelijk van anderen die bepalen welke informatie je bereikt. Hoewel die anderen jou prima in de juiste kanalen kunnen uitnodigen, ben je zelf net zo vrij om ergens heen te gaan. De verantwoordelijkheid ligt hierdoor bij jezelf – maar dat geeft je ook meer vrijheid in met wie je precies communiceert.
De slimme Slackrobot
Dan is er ook nog de Slackbot, die een aantal taken automatisch kan uitvoeren. Zo kun je herinneringen voor een kanaal instellen, zodat iedereen bijvoorbeeld ‘s ochtends om 9 uur een notificatie ontvangt. Hiermee elimineert Slack de suffe, alledaagse berichten die je nu nog via e-mail verstuurt. Want waarom iedere dag of week je collega’s herinneren, als een robot dat zelf ook kan?
De Slackbot is op het moment nog vrij simpel, maar Butterfield wil deze computergestuurde chatter veel slimmer gaan maken. De concurrentie zou binnenkort het vuur in de schenen moeten voelen:
Apple heeft miljarden dollars en ontzettend veel tijd geïnvesteerd met Siri, waar honderden engineers en een gigantische dataset met stemmen bij kwam kijken. En het is een f-ing idiote dienst. Siri is bijna nutteloos te noemen.
Niet dat je daar op hoeft te wachten. Slack laat je ook zelf diensten integreren, zodat bijvoorbeeld het socialemediateam automatisch tweets in hun Slack-kanaal te zien krijgt. Slack biedt ondersteuning voor tientallen webdiensten, waaronder ook Google Calendar, Hangouts en Wunderlist. Dit maakt het makkelijker om andere zakelijke websites te integreren in chatkanalen.
Wat je daarmee maakt, is afhankelijk van je technische kennis. Veel bedrijven weten hier echter al slim op in te haken. Uitgever Vox Media (Polygon, The Verge) bijvoorbeeld:
Onze Chorusbot vertelt wanneer er een verhaal is gepubliceerd op de website en wie hem online heeft gezet. Ons productteam heeft een bot die aangeeft wanneer er code wordt doorgezet naar een repository.
Alles naar Amerika
Het gemak van Slack brengt ook een significant bezwaar met zich mee: alle servers van de zakelijke chatdienst staan in de Verenigde Staten. Hoewel Slack benadrukt dat alle communicatie wordt versleuteld en spionage hierdoor moeilijk is, valt Slack hierdoor wel onder Amerikaanse wetgeving. Slack heeft sinds april dit jaar geen enkel dataverzoek gekregen van de Amerikaanse overheid, maar er is wel een pagina die de hoeveelheid verzoeken moet gaan aangeven. Dit betekent dat de overheid in de toekomst mogelijk wel kan aankloppen bij Slack.
Dat is voor velen al reden tot zorg als het gebeurt om chats op bijvoorbeeld WhatsApp, maar Slack kan veel gevoeligere data bevatten. Het gaat immers om alle communicatie van een bedrijf. Gegevens van Europeanen werden deels beschermd door het Safe Harbor-verdrag, maar deze is onlangs op losse schroeven komen te staan. Amerika en Europa zijn nu hard aan het werk om een nieuw privacyverdrag samen te stellen.
Het lijkt ons daarom wat lastig om Slack blind te vertrouwen met al onze gevoelige bedrijfsinformatie. De chatdienst werkt prima voor de meest basale gesprekken – van ons mag de Amerikaanse overheid wel weten dat Elger dit artikel heeft nagekeken, maar er zijn genoeg situaties te bedenken waarin er serieuzere zaken op het spel staan. Wat als een krant Slack gebruikt, terwijl die krant werkt aan een belangrijk artikel op basis van klokkenluiders? Wat mij betreft, is het verstandig om de meest gevoelige informatie nog via eigen servers en beveiligde diensten te laten verlopen. Maar voor alles daarnaast, is Slack een verdraaid toffe optie.