Het IBM Business Connect-evenement vond dinsdag plaats in De Fabrique in Utrecht. Op deze dag stond ‘A New Era of Smart’ centraal; welke invloed hebben technologische ontwikkelingen op allerlei functies en hoe kun je deze inzetten om slimmer te werken en de concurrentie voor te blijven?
Tijdens diverse live-presentaties en discussies werd dinsdag besproken hoe technologische innovaties slim (samen)werken mogelijk kunnen maken. Ik interviewde hier Louis Richardson, Social Business Evangelist bij IBM, die op het evenement sprak over een slimmere werkvloer of ’smart workforce‘.
‘Who is smart’
Richardson introduceerde het evenement met een onderhoudend verhaal over het belang van het vrij delen van informatie en het aanmoedigen daarvan binnen bedrijven. Het probleem bij veel bedrijven is dat veel kennis alleen bewaard wordt in de hoofden van mensen en anders verstopt in e-mails, op harde schijven of op USB-sticks. De vraag is echter hoe bruikbaar die kennis is? Wat gebeurt er bijvoorbeeld met de kennis van de ‘silver tsunami’ – de golf mensen die straks met pensioen zal gaan?
De enige manier om kennis toegankelijk te maken is door de kennis met anderen te delen in een open omgeving en dat is précies wat IBM doet. Binnen het bedrijf wordt de informatie niet lokaal verstopt maar juist in een open netwerk gedeeld zodat iedereen er toegang toe krijgt.
Een belangrijk onderdeel van dit online platform is bovendien connecties aangaan en samenwerken met anderen; in een netwerk heeft namelijk altijd wel iemand antwoord op je vraag. “It is not only about what you know but also about what the people you know know”. Dit principe mag op scholen dan misschien afkijken of stelen heten; binnen organisaties wordt het delen en gebruiken van elkaars kennis juist omschreven als: samenwerken.
Een ‘smart workforce’
Volgens Richardson is een ‘smart workforce‘ niet zozeer de medewerkers zelf maar juist het bedrijf dat de kennis van deze medewerkers waardeert en naar hen luistert. “It’ s about the company recognising the potential in those people and allowing them to express what they know.”
Sommige medewerkers zullen bijvoorbeeld een methode hebben gevonden om sneller te werken dan anderen. Als hen echter niet wordt gevraagd om deze kennis te delen dan kan het bedrijf daar niet van profiteren. In een ‘smart workforce‘ gaan bedrijven actief op zoek naar deze medewerkers om zo de informatie met anderen te kunnen delen. “A smarter workforce is mostly about a company’s mentality, about their culture,” vertelt Richardson.
Het probleem is echter dat mensen niet zomaar hun ideeën delen of durven te delen op een platform. Richardson haalt een quote van Picasso aan: “All children are born artists. The problem is to remain artists as we grow up.” Jonge kinderen zijn meestal erg nieuwsgierig en stellen voortdurend vragen. Op latere leeftijd wordt het ons echter afgeleerd om veel vragen te stellen.
Binnen organisaties is het namelijk vaak zo dat je gewoon moet doen wat je wordt opgedragen en niet al te veel moet vragen. Volgens Richardson moeten mensen echter juist aangemoedigd worden om hun meningen en ideeën te delen. Elk idee dat iemand heeft kan namelijk een waardevolle bijdrage voor het bedrijf zijn – zoals onderstaand voorbeeld illustreert.
Cemex-voorbeeld
Richardson noemt als voorbeeld het bedrijf Cemex, een wereldleider op het gebied van de productie van beton. Dat bedrijf kampte met het probleem dat bij het vervoeren van beton meer dan zes procent verloren ging. Laders moesten de zakken met beton op pallets laden om te kunnen vervoeren maar vaak scheurden de zakken daarbij open. Het bedrijf kon echter geen oplossing voor het probleem bedenken.
Cemex creëerde daarom een online community waarvoor de laders uitgenodigd werden. Zij werden aangemoedigd om mee te denken over een oplossing voor het probleem. Vervolgens kwamen ze met allerlei suggesties zoals het afschaven van de hoeken van de pallets of het gebruikmaken van plastic pallets – in plaats van houten – zodat de scherpe hoeken de zakken niet meer open zouden scheuren. Deze oplossingen brachten uiteindelijk het verlies van beton terug tot minder dan één procent. “I thought to myself, who would have ever though that pallet loaders were going to be the social savers of the company?,” zegt Richardson.
Klik op de ‘like’-button
De vraag is hoe je mensen zover krijgt om hun meningen en oplossingen te delen op een online platform. Het kan namelijk ook beangstigend werken dat het hele bedrijf kan zien wat jij als medewerker te zeggen hebt. Richardson stelt dat het belangrijk is dat managers hun medewerkers aanmoedigen en laten merken dat hun mening gewaardeerd wordt.
Toch kun je van managers niet zomaar vragen om heel actief gebruik te maken van zo’n platform; simpelweg omdat zoiets heel veel tijd in beslag zou nemen. Volgens Richardson kost het een manager echter niet meer moeite dan het simpelweg aanklikken van de ‘like’-button. Als een medewerker namelijk te zien krijgt dat de CEO of manager van het bedrijf zijn of haar bericht heeft geliked dan werkt dat natuurlijk ontzettend motiverend.
De toekomst
Volgens Richardson zal de samenwerking tussen medewerkers de komende jaren steeds transparanter worden: “It is going to continue to change to be more transparent”. Iedereen zal in toenemende mate met elkaar samenwerken in communities zodat je kunt observeren waar je collega’s mee bezig zijn en je van elkaar kunt leren ongeacht de geografische locatie en zonder elkaar te hoeven storen.
Afsluitend vroeg ik Richardson om zijn ideeën over de toenemende rol van technologie binnen bedrijven en welke invloed dit zal gaan hebben. Hij denkt dat we in elk geval niet bang hoeven te zijn dat onze banen overbodig gemaakt zullen worden maar denkt dat het werk van mensen juist interessanter zou kunnen worden. Volgens Richardson besteden we momenteel een groot deel van de dag aan “mundane tasks” – zoals het verwerken van e-mail – maar hoopt hij dat technologie ons daarvan kan verlossen, want dan: “People are going to be doing more of what they enjoy doing rather than having to do the trivial and the dull.”
Kortom, om de ‘smart workforce’ mogelijk te maken is het belangrijk dat er een culturele omslag plaatsvindt bij bedrijven en de enige manier om dat te bereiken is door medewerkers te motiveren:
Let’s be open, let’s be open to change, it is not bad.